Bausitzungsprotokoll: Vorlage, Aufbau und Pendenzenliste

Ein Bausitzungsprotokoll beantwortet drei Fragen: Wer war da, was ist entschieden, und wer erledigt was bis wann. Die öffentlichen Word-Vorlagen der Tiefbauämter der Kantone Zürich und Bern sind ähnlich aufgebaut. Beide beginnen mit der Genehmigung des letzten Protokolls und führen die Pendenzen mit Verantwortlichen und Termin in einer eigenen Liste.

Was gehört in ein Bausitzungsprotokoll?

1. Kopf: Projekt, Protokollnummer, Datum, Zeit, Ort, Vorsitz und wer das Protokoll führt. Mit der Nummer lässt sich jedes Protokoll eindeutig zitieren.
2. Teilnehmende: anwesend und entschuldigt, je mit Funktion und Firma. Die Zürcher Vorlage führt zusätzlich die Unentschuldigten auf.
3. Traktanden: die Liste, nach der die Sitzung läuft, und je Traktandum das Besprochene in wenigen Sätzen. Durchgehend nummeriert, damit jede Pendenz auf ihr Traktandum verweist.
4. Entscheide: was beschlossen ist, klar getrennt vom Besprochenen. Jeder Entscheid als eigener Satz, mit Datum.
5. Pendenzen: Wer, Was, Bis wann. Eine Person je Pendenz und ein Datum.
6. Nächste Sitzung: Datum, Zeit und Ort.
7. Verteiler und Beilagen: wer das Protokoll erhält und welche Pläne oder Offerten beiliegen. Die Zürcher Vorlage hält auch fest, wann das Protokoll versandt wurde.
8. Genehmigungsvermerk: bis wann Einwände und Ergänzungen an wen gehen. Genehmigt wird das Protokoll im ersten Traktandum der nächsten Sitzung.

Welche Traktanden braucht eine Bausitzung im Hochbau?

Die Zürcher Vorlage gliedert nach Kommunikation, Projektablauf und Terminen, Sicherheit, Realisierung, Qualität, Kosten und Administrativem. Diese Gliederung lässt sich für den Hochbau übernehmen; die strassenspezifischen Punkte wie Verkehrsführung oder Walzasphalt ersetzen Sie durch Ihre Gewerke. Unter Kosten stehen dort Ausmass, Regie und Nachtragsofferten, unter Administrativem die Pendenzen des letzten Protokolls.

Die Berner Vorlage setzt die Begehung der Baustelle ans Ende der Sitzung. So lassen sich Fragen aus der Sitzung gleich vor Ort klären.

Wie führen Sie die Pendenzenliste, damit nichts verloren geht?

Die Berner Vorlage gibt drei Regeln vor. Eine Pendenz behält ihre Nummer, bis sie erledigt ist. Die Liste ist nach Fälligkeit sortiert, und Erledigtes wird im aktuellen Protokoll abgehakt und erst im nächsten entfernt.

So sieht jede Firma im Protokoll, welche Pendenz als erledigt gilt, und niemand sucht eine Pendenz unter neuer Nummer. Die Pendenzenliste der Zürcher Vorlage hat die Spalten Protokollnummer, Traktandum, Pendenz, Termin, Verantwortlich und Erledigt. Die Berner Vorlage führt daneben eine Entscheidliste für die wichtigsten Entscheide, die für die Bauherrschaft von Bedeutung sind.

Wie wird das Protokoll genehmigt?

In beiden kantonalen Vorlagen ist die Genehmigung des letzten Protokolls das erste Traktandum. Die Berner Vorlage sieht dafür einen Satz vor, mit dem das Protokoll samt Bemerkungen genehmigt wird. Der Vermerk am Schluss Ihres Protokolls sagt, bis wann Einwände an wen gehen.

Welche Vorlage passt: Word oder Excel?

Beide kantonalen Vorlagen sind Word-Dateien für Strassen- und Tiefbaustellen. Unsere Vorlagen stehen bei den Vorlagen bereit: das Protokoll als Word-Datei, die Pendenzenliste als Excel-Datei. Wir empfehlen diese Trennung: das Protokoll zusätzlich als PDF für den Versand, die Pendenzenliste als Tabelle, die über alle Sitzungen weiterläuft.

Wie wird aus dem Gespräch ein Protokoll?

ArchX von FrontierX schreibt aus der Aufnahme einer Sitzung das Protokoll als Word und PDF, die Pendenzenliste als Excel mit Verantwortlichen und Terminen und die Traktanden der nächsten Sitzung. Die Aufnahme wird auf Ihrem Rechner in Text umgewandelt.

Getestet haben wir das an einer nachgestellten Bauherrensitzung zu einem Umbau: 9 min 56 s, vier Stimmen.

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Geprüft gegen die vorab festgehaltenen Inhalte der Sitzung: 5 von 5 Entscheiden richtig erfasst, 9 von 10 Pendenzen mit richtiger Person und richtigem Termin, keine falsche Angabe im Protokoll. Bei der zehnten Pendenz stimmt der Termin; die Person markierte ArchX als «zu bestätigen», statt zu raten.

Vor dem Versand prüfen Sie, ob die Entscheide richtig erfasst sind und jede Pendenz einen Namen und ein Datum hat. Den ganzen Ablauf zeigt der Werkstatt-Eintrag; was ArchX rund um Sitzungen erledigt, steht unter Sitzungen und Protokolle.

Wohin gehen Aufnahme und Text?

Die Aufnahme bleibt auf Ihrem Rechner: Die Umwandlung von Sprache in Text läuft auf dem Mac lokal, ab macOS 26. Für das Protokoll geht der Text über das ChatGPT-Konto Ihres Büros an OpenAI. Mehr zum Datenfluss steht unter KI und Datenschutz in der Schweiz.

Ihre Dateien bleiben in Ihrem Projektordner. Was ArchX von FrontierX für einen Auftrag liest, verarbeitet OpenAI über das ChatGPT-Konto Ihres Büros, auch in den USA. Projektinhalte gehen nicht automatisch an FrontierX.

Eine Vorlage gibt jedem Protokoll denselben Aufbau; sie steht bei den Vorlagen bereit. Das nächste Protokoll schreibt ArchX aus Ihrer Aufnahme: ArchX kostenlos testen.